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9 J$ M+ w# M9 p. G6 r 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 H8 T) [$ c2 n/ l9 g8 b \2 o 做会议记录，写着写着笔没水了；
+ C/ s; o: s: B/ V& Y' | 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
# v: b- H! h% h, S9 ^7 X$ a 用胶水时，找不到刷子；
* t% c$ _: t: m# } 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
* |7 x6 u3 E& M6 _8 P7 F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 O+ w. Z: h" v3 x/ B& S
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , b! x+ J6 l q* w. [
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 b) x$ V6 l0 e u 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 h* H: H/ A- D, }" R9 [ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! f; Z% O P$ e* P( p4 `1 Y% w& p
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
: Q! b3 }2 Z) k+ C N5 l 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * E ?/ g( Y' l4 Z& S; ^9 h
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 7 b6 {0 @. g3 q+ ^3 p& b
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: j* B( B( c5 ` d* x' q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * m6 ?' F3 b. V8 M# R2 @
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
$ s: d, j' q: M, _4 n 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 9 j9 {: I' k Q3 x0 L
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 ]5 E1 ?$ U" y2 T
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 ?3 \2 N: v( Y- o0 v8 x
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 " R# T) |. e" j! U7 X
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ( k3 }7 y7 B. L5 `0 k2 y7 x
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& c0 j0 j6 |6 A* h- F2 x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
2 R- X: {; T7 W/ B7 X$ v 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 8 S" _6 U. a6 i7 X6 k1 ]
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ' ~" M3 |' N" a
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 - V( H; @: m; M( r* ^. I/ @ h' ~8 k
9、与本职工作有关的表格。
2 E( a }! j* |3 j8 M" O T 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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