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9 j' J! H, w& g4 O- w9 J6 M" @7 h: w2 R 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: a0 Y6 P1 Z3 V6 l$ H" M 做会议记录，写着写着笔没水了；
2 X7 M, V' W. u/ `4 I 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
+ r: @8 a! P+ K8 a0 J3 U+ c 用胶水时，找不到刷子；
3 t0 R1 W& F# V; Z3 J; f 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 F5 E: B8 P9 N% a& \ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
' ^5 p; t& f# j4 G 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 : Q6 W! c0 x6 e& T& Z; @: e5 ?
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
B, o) c4 M$ p4 n 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ( ?# E& C" h8 g# @
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
; h; `: @4 n3 F; C9 d% z$ [ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 M: {8 C: n7 H, j
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 4 \" G! M3 N( J
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 , D0 g, c/ k9 o" f8 S( e* o- u$ U
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ! B9 g3 g" ?$ ?% H+ W
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 0 p, S* T# F/ O& R. }( V
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 R e: s9 Y9 m" P U7 W7 g6 n
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
7 o7 L! E( W8 o# c& Y( M 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： - r; h+ p ?$ q# y3 G8 W
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 3 R, @* q7 f6 u5 b
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
( X, o3 |# y3 C( X H( w 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 e9 R0 \( p$ M
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
' p" E( z" q/ h1 R3 q1 m# r 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
0 v3 e- A" j& Q9 r 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ a+ Y4 b, j/ w- x! p% L 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 4 }3 m6 t& B$ S5 M: _4 c# ?+ M( r
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! @5 u4 l; r ~7 J 9、与本职工作有关的表格。
; V' ?8 W* `% i8 N 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 : S- p+ D, z) W' D5 U( B
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