|
网友提问：
E: l) O4 F* V$ |" U0 A% e+ d; b
( a3 }( f% u% o/ _4 f' R现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 5 j( V6 x2 L4 I7 [4 S/ ^6 P' N7 G
3 b3 V$ l+ I- G" F5 p4 @
老秘回答：
: ^, Q. u, H3 ]$ P( {; o7 t2 h# p" u
3 z8 |& t7 \3 s会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
, r: \, \( E) n
5 [& f% n: T) D$ J# n: `●使会议开得卓有成效
( F& P$ W+ n3 V- |4 B% j# r3 ^ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
! p2 h: [' j+ K9 B" x# { 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
$ E, f, u' C O" x6 ^ 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 ) Y/ K" ?( W! d3 L* R7 p" C2 z
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
2 F/ s% @. N9 s K, U 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ; K7 t* c- k3 ]
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
6 I; Z/ k8 I+ s 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
3 i6 e/ L0 X2 h# y2 r$ }8 k 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 " P* ]! x, l4 \, D
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
; q. u m6 S. H 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 " o t8 N, w0 N* O
10.信息要加以选择，避免过多。 0 [. Y. l1 h! N5 a5 b9 @# `
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
; W& }7 @1 b: k& ~( ]& l 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
. I3 F ~ f1 d! v$ s% G, A 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
+ U' T; j* F' E" V 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
; Y/ }) l9 C4 J 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 0 Y- B3 n7 E7 P9 F4 c' S' l0 @
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
( W3 k) V7 w+ y- L 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 # n+ X" z! w3 F8 b0 k
18.会前先拉几个盟友。
$ X$ x. u; s) ~$ U: T 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 s0 A1 E' j" O
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
" c, r, T( j$ l: l. N$ w( F# q ●会议准备 - k J0 E+ Q. ]! p( b, t
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
: b% v5 G' V1 F3 u" e1 e% C 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 $ W5 n/ ~& y! {2 j; T; g* H' K
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
8 X; A. b6 X5 F | 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 # y- [4 G' o/ ^- C m
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
; F' T+ L% s2 ]$ p. n 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 % D; U* a7 [8 l$ h9 C+ N' C
26.任何议程变动都必须通知主持人。
$ T* N* @. y. j' \( h/ m$ b 27.议程要尽可能短小简单。
/ X2 ~* _' n3 o" b. r" S 28.尽量将议程限制于一页纸上。
9 e2 f) t+ v# k/ H5 T: J 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 # W6 d1 Z$ W- k! O& V
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 0 H# h: N( ~) N* t* q0 o
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
( h8 u: P9 {. c9 `# ?0 C! X/ u 32.必须将电话转移出会场。 # K7 Z' }: V% \1 r9 F7 }
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
' e. s3 |* ]' K+ } 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
9 Z' v/ X- O# O* `+ Z 35.要找个确保没有干扰的会场。 ' ^' o# ~2 M6 r C
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
) {! Y0 p# M: Z: G4 ^# l 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 . h$ T+ [9 m' P! V
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
% K. m: e) F8 S' P6 I2 D' t+ V/ d% I 39.座位之间应有一臂长的间隔。 5 {9 k: C. Y: M1 C# N8 n o
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 # j1 a8 `/ y& J7 L1 V6 }- `
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
! |, v9 I. ?) Q 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ( \8 C) r( I' b3 [
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 - G$ ~4 W$ k" N; n4 N
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 / b$ N! I8 V- f- `! o, B
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
2 O# w" Y( @( Z& }: o8 i+ }4 E 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 6 o! e% u$ v- D* ]& k8 R
●出席会议
: s* V9 K/ U5 Y8 R 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ( U4 D1 _ n1 `" W; k
47.会前拟出自己的发言稿。
) g5 y3 y: M1 D. { 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
2 t& \% J& `% s 49.要保持积极的脸部表情和音调。
, G) ]. j" r' `2 i: { 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
0 J) N+ d% E5 n3 Q
. Y+ i5 u* t1 U0 f3 g' y 51.开始发言前先作深呼吸。
6 i; f; ~( T& g- ~6 s( _9 M5 p7 v 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
' p U" |! R/ ? 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 $ c4 ]8 p+ `# u* l9 l0 N
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 4 V7 m+ L' }7 X( j2 O& {
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 8 y3 }/ {& A( u) k B* D
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 5 `) N( {. A5 K$ q
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
; G" B7 p- g7 a# ` 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 : I& d. o% e+ K+ T5 m
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
h' I9 J T5 U/ d% C9 c/ B; t 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ) U$ i* {6 I y
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 5 A# ^ N/ [6 d; Z3 a+ j
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 9 r0 }+ f8 J5 X9 i- |1 S+ I0 M
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
, I9 E( Q+ H+ i. }+ S3 e$ @" E# A ●主持会议 1 E/ y& g& _+ u
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 5 ]* G0 X0 A$ q) u0 e- t- A! ?* R) L
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
: _5 G8 p( W) H# f! t0 n1 y 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ) j- ^* h: u% q
66.尽量于会前认识新来者。 8 v1 Z$ N# H5 [* s9 S4 y' `" @
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 5 K- n! d7 `$ i- G' {5 z8 N
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 : e) O# ~, _0 v
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
6 x" P! Z6 r4 ] 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
z0 l0 {+ d1 w; g 71.要制止支流辩论和私下交谈。
: {( Q& t2 L/ D8 J9 f8 b 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" h7 H, ]: C' s. N1 S8 E6 W( w 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 + i! G8 u5 x" Q: u
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
1 a8 a6 B7 I% @5 { 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 ; G6 g7 x# x5 e+ R! v, l$ e
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
% x7 ~/ S( u& @. p& T7 [3 n% ?* v9 i 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
b* M9 T( a5 L3 x 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 ( ?- `, K9 _' v8 X
79.必须清楚每次会议的规则。 7 N3 b, `3 T: \6 x' R4 j& B- Z( C
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 + X8 a. ^" N; x: p
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
+ b. o4 H: L* O$ m ( A$ q* a+ M- U. j" {
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
