(一)概念
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会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它根据会议记录、会议文件和其他会议材料,分析归纳而成,它既可上呈,又可下达,被批转或转发有关单位遵照执行,它的主要作用是沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作。 - {# h' w( X6 Q2 E' r! ]' I2 A
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) N9 Q0 _5 O" a5 S' u2 l; K(二)特点
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# M* o# {7 E7 [' z1、纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项,不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。 8 G2 d. [$ e* v% P
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2、简要性。会议纪要,顾名思义,就是简要反映会议的情况,
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通常是通过摘要形式将会议的主要内容、议定事项写出来。
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% R5 o8 f3 e* x/ K# T' r3、理论性。会议纪要的理论性是指对会议精神、讨论意见
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5 p a' n) U/ C2 |8 [3 {( w要给予理论上的概括,或分析总结出规律。 7 g6 i C( I' ]1 p; t2 C" A, U
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4、条理性。会议纪要对讨论的意见要条分缕析,合理地进 ! x/ e2 b0 w% R' o, D
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$ `, n+ O1 D+ t2 `0 q行归纳分类,使之层次分明,条理清楚。
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5 b5 r0 H% _& h2 F(三)类型 @) ]( O1 G/ m5 U5 x
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1、行政会议纪要。行政例会纪要是党政机关召开办公会议或行政例会时,根据会议研究决定的问题所形成的书面材料。比较典型的如省(市)府常务会议、省(市)长办公会议。
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2、工作会议纪要。工作会议纪要是召开专门性的工作会议,研究一些重大理论和实际问题所得到的共识,拿出共同研究的意见、办法所形成的书面材料。 : y1 e& s* f- V/ i
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3、座谈会纪要。座谈会纪要是为解决某个主要问题,召集某些有代表性的人员参加,通过座谈会讨论,形成比较一致的意见,然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。 " d& K/ [: b! k1 v2 g A6 ~
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(四)写作 s: ~: H" b. P
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会议纪要主要包括三方面的内容:一是会议的中心、依据和背景。即写明会议研究和解决的中心议题;召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关;会议召开的政治、经济背景;会议的宗旨、目的。二是会议的概况。即写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位,会议的经过。三是会议研究讨论的问题及决定事项。包括会议的基本情况,对工作的分析,提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求。会议纪要一般由标题和正文组成。
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1、标题
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会议纪要的标题有三种形式。第一种是机关名称加会议名称加文种。如《××市人民政府第×次现场办公会议纪要》或《××县人民政府第×次常务会议纪要》。这种标题一般都在第一页上端,并印有明显的套红字头。第二种会议名称加文种。如《全国农村工作会议纪要》、《××座谈会纪要》。第三种是正、副标题式。如《以十四大精神为指导,开创冬季工作新局面---××地区县、市长会议纪要》。另外还有直接表明会议性质,如《工作会议纪要》、《会议纪要》,指的是一般党政机关的日常专门工作会议纪要。
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! p4 S/ V i( R E, p. D2、正文 7 V, o* I- |" X- B" k7 {# n! g
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会议纪要的正文,一般采用总分式的结构方法。就是将正文分成总述和分述两部分。如另有总结式的结尾,则是总-分-总的方式。具体写法和要求如下: 1 Z5 X* W6 r, z' u8 i8 a; j
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" J: \; k$ L" N1 n5 L(1)总述部分 ' u8 B, H% y2 D3 u6 _7 K( k6 O
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2 }' h; m: T% n3 A2 l5 r这是全文的前言、导语,即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的评价。
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(2)分述部分
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这是会议纪要的重点、主体,主要应写出会议讨论情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要,可不写讨论情况,直接写出决议事项。大型的会议纪要,一般均不应省去会议讨论情况。尤其是一些学术讨论会、座谈会,既要反映与会人员的一致意见,也要反映少数有价值有代表性的不同意见。具体写法有以下几种: , a2 V$ _, i+ P! w/ A
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分类式。即按其内容性质,进行分类。每一类有一个小中心,以数字或小标题标明。较大型的会议多采用这种形式。 ; O, M+ t9 N) r/ d
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发言记录式。就是按在会议上的发言顺序,将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要,常采用这一方法。 . }% ^, r7 W: w+ o2 v# p
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3 U' T( @% o# j% h5 g综合式。就是将前两种形式综合在一起使用。这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点,而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这样的方法。 ; u b, k R- t+ _4 b( O
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& e) ?7 B. W1 H( r! K(3)结尾 , e; J% |2 I5 P" d; U
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结尾一般要写明两方面的内容。其一,提出希望。其二,交待会议的有关事项。如要求某单位、部门对会议提出的问题进一步论证、拿出解决方案或对文件进行修改完善等。 : @) O' O: N7 j' Y B7 {: Y
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1 \2 W6 f0 H2 y2 G2 p5 N(五)注意事项 $ @& @$ N$ m3 a) X/ O M, [
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1、要做好材料工作。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,写好纪要,必须收集、掌握会议情况,按会议精神和领导的意图对材料进行筛选,对选用的材料进行分析并围绕中心精心安排。 . j: l* k3 Z/ [- y
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4 `: {, N' _5 b( [" t1 a2、篇幅不宜过长,语言要简明。叙述中可兼记与会者的发言,增强纪要的真实性和生动性。常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”等之类标志性用语。
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3、内容必须真实。准确反映会议的真实情况和基本精神。要限于会议议及的内容,不可将执笔者个人的见解掺杂进去。
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