一、会议和活动的迎送
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出席会议和活动人员的抵迎和送离基本上是由会务人员完成，会务人员是代表主办方的，是出席会议和活动人员第一位见到的人和最后一位再见的人。因此，要求做到礼仪周全，要时刻注意自己的言行举止以及保持较体面的衣冠，要做到彬彬有礼，灵活机动，遇事不慌张。
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如是全部抵迎、送离的就要提前掌握客人具体的时间和乘坐的航班和车次，再安排车辆和相关人员迎送客人。确定抵迎和送离人员的职务或级别，是表示会议和活动主办方对来客表达的一种礼遇的直接表达方式，会议和活动主办方抵迎和送离人员的身份确定，一般由客人身份的高低来决定。总的原则是对等原则、
& \" ` Z7 M# |) c$ [# F6 u: t高规格原则和低规格原则。
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会议和活动迎送交通工具的使用计划要周详，按可能和需要进行安排，弹性可留多一些，以“宁多勿缺（挤）“为原则。同时在迎送的车辆上配备一名负责人或联系人，及时汇报处理有关事务及其意外情况。还要在车上配放一些水和饮品。会议和活动各种车辆和各类车辆的行驶顺序，以由小到大为排列原则。一般按小车、面包车、中巴、大巴等顺序排列行驶。
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会议和活动陪同人员的确定，一般情况是视需要陪同主要客人的身份（职务或级别）来确定，同时确定的还有是陪同一段时间或是全程陪同，确定原则与迎送原则基本相同外，还有业务对等原则、性别对等原则、身份对待原则。
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二、会议和活动的住宿
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$ M. e' I8 o8 b8 a# a% G2 h5 x' m1．住宿地的要求: G/ f+ k1 f6 J+ D
住宿地要求安全和卫生；出席人员能相对集中住宿，并要尽量靠近会议和活动现场，要有足够的停车场地以及方便的公共交通网络和充足的交通工具；如果会议和活动时间较长时，能订阅全国或本地的主要报刊并及时分发到房间。有附设功能比较齐全的体育锻炼场地和项目，适当的文化娱乐项目。
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2．住宿的安排! n% V! O4 m& y! V8 o
会议和活动的住宿安排要充分考虑住宿人员的各方面情况来综合安排。要考虑人员的职务、年龄、习惯等；要把吸烟的人员安排在允许吸烟的房间，把不吸烟的人员安排在不吸烟的房间；行动不方便的人员安排在出入较方便的房间。
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4．菜式要求. E5 _" Q0 K$ b1 g
会议和活动主办方要从三方面注意菜式的安排：- E/ d' c# t( s: }
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（1）禁忌
; F, l7 n+ C0 J1 i; e u: V会议和活动会务人员要特别注意尊重不同种族人员的餐饮习惯、风俗、习俗和忌好。2 k! Z' _6 k( ^. h' V, U# N" H$ \; R
& e. R1 n2 b3 C* q: }- Y7 J（2）地方为主
: I8 I7 l# X9 ]$ G3 I# `菜式的安排一定要以当地最具特色的菜式为主，尽量避免在当地吃外地菜。7 L6 Q$ I3 q# m Z
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（3）道数和份量，菜式的安排要注意菜肴的道数与份量要适中，菜肴的道数不宜过多。
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