办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

/ X. e" i6 s8 ]- L( ^加强办公室建设与管理

1 W( p. v3 b/ ]" m一、办公室人员岗位认知与基本职责

9 t* Q* r1 n. i  E, W" L二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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! x* F+ B+ E. g* ]3 Z四、加强办公室的日常管理

5 \; F$ }/ K9 ], O# F  W一、办公室人员岗位认知与基本职责

' u2 u$ z; Z% l/ `" Z（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

- S3 g1 R8 h! Y( @: D* }7 t一、办公室人员岗位认知与基本职责（

% K2 j4 R) |3 b三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

: }1 P* Z' k) h) A* G5 ]: e" z6 X（四）办公室工作对人员的要求

5 u: P5 N8 y% D2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

( F$ E3 p' O- ?: K一、要讲事业心和责任感；
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9 a5 i- @! M2 d8 i9 Y2 S5 r二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

% g% B9 V5 H7 d5 C四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

! I0 m% S. F$ p, k+ c$ k1、思想素养

4 v1 I& ^6 @7 M" i4 O热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

, X  G  u3 c, }* F& N, ?, F（四）办公室工作对人员的要求

$ P; W: i9 l4 H! I3 Q6 _/ Z; r% b2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

3 P6 ]; O7 q" T  t' q表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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4 D" u- x! y. k( Y  i8 g注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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$ d0 J7 u3 l2 I调控力(控制情绪的能力)。

% o9 u9 A) n$ j  ^意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识

' w/ r4 F& |$ n* ], B& D" E* F做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

1 H" }1 i5 l* h3 i: E# T9 u; n责任意识
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+ [8 q6 c2 x1 h( R& W5 a创新意识

奉献意识
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信息意识
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. J4 M& C* t& J" L5 D0 p8 Y5 m& J程序意识

- S6 q/ `, s; Q) I. k学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

/ x5 `6 }  u6 s- o# y' p. u. R领导测评办公室人员的20道题目
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+ E% p) K# b9 w- h* R# |* ~7 K* {1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
- [1 y" n& V( z) h, P/ f0 |! B- e
+ c& k- ^$ J" |; o5 Z他是否了解你的目标和意向?
. a) R/ ~4 A9 R2 {
! @; Z2 ~9 L) ~4 N; r他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
* b6 n) k+ j( ^6 e* H( X8 `
. V9 n$ u( X% H9 C  S2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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1 ^7 d$ @# Z0 `0 Z: T" {: s9 q4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

' e6 B+ g$ P$ T- m: e% s" m领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
2 S. d7 ]. D' U! f. r
& V! ~: ^5 b' Q6 R0 |5 p能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

8 Q7 A2 a' [3 d! _能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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6 L& d0 t( `$ S5 M2 j$ G他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

0 s& ?; l+ N; g5 s  Y能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

' F8 X" ~" z$ u$ Y领导测评办公室人员的20道题目
# Q0 f# D# M+ }1 x1 |; S% E
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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+ u7 M5 d5 h5 ^当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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) o; D" m5 D$ H3 e( t4 g- z1 q, v12．他是否有较广的阅读面和知识面?
' e! s  m3 {4 d: X- `
6 ~1 |5 h4 c4 k1 x; Z: z是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

2 L& {3 o+ A7 `& B: d* t领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

8 V, P* Y! v! N% E* C* k是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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! c2 A9 ~9 M0 ?$ V  s; G) F/ s能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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# V. n' \) k1 T& @9 _是否根据需要自愿在休息时间加班?
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- D0 {/ g: T) o$ s. V领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

+ g  E1 e: X* p7 C" y' Q18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

: s" T, o8 E& H$ u6 _* y" U能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

# V" X# q& O' O- R+ u0 h" j6 l二、加强办公室建设

3 w* R- e8 L1 F) W) ~2 m5 T（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

$ Z0 @+ D0 G  |7 U良好的礼仪形象

  r6 M$ E& A* M, g1 n良好的电话形象

良好的文字形象
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6 ?" I9 |: G% O& U  o1 s- ~1 Y- u良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

. N% G/ B2 U9 B+ w9 n. g& N4 H4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

. I! z0 @& F1 m7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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1 T& I0 d* F/ {/ N8、不居功自傲，有容人雅量。
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9 ]) N' @+ [6 j三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

  J$ c! {* [- }  j（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

3 k- o1 z& g- E7 C会前准备工作
# ~: M0 }& J3 y; L  Y( W
4、确定会议的议程、日程和程序
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; ~( j1 m+ v  w9 F2 Y2 h. r5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

: p! g6 ~% h. O8 [/ j/ T/ g7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

& `+ {$ v! d* ]主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~