办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

0 p+ O/ B, d, z) N6 z  G一、办公室人员岗位认知与基本职责

2 m, y! y+ ?2 o$ w8 ^8 S二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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) v/ B! j6 o  q四、加强办公室的日常管理

( v. y% G% [: J5 Z: d一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
, C( T1 D+ x" s; K1 @- _* p
) E# Z( R5 b7 l8 A一、办公室人员岗位认知与基本职责

# G. _4 Z8 ?7 B9 T7 G（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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' j+ [' ?* [( E; R/ i程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
% J, y+ @  O/ ~2 x' y) i
按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
: D+ G, Q& }0 f; N
" \& z  A! _+ }, [综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

& X; E7 T  b% C7 p# G6 m. f一、办公室人员岗位认知与基本职责（
- l& c/ v9 b+ m
! T: f0 r" I+ \( M* y5 ?三）办公室人员角色定位

" o. a- R# a7 f( `) ~. U9 g6 \办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

3 k4 F! I) N1 s, l2 E2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

5 L4 Q$ M6 n0 c4 ~( U三、要讲究程序(不要打乱仗)；
0 C: [+ W) ?! I! a$ W' t) n. t
四、要讲工作效率。
) Q  u. o+ _( R. z# h% l0 s
（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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- P+ s+ @* Y. ^% J踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

, w) Y7 U( k+ D% `' q9 `调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

) R6 o8 H1 e/ x5 a; b( t意志力。

6 g' R3 M# ^& `, m6 O  P4 A' e0 B# X（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

( d) J  c2 Z* X; ~  |全局意识
0 Q) F# i+ A+ s6 E+ m) B
责任意识

" v! l# R4 h9 J( a- ^9 h. [创新意识
0 R. M1 D7 y- i; o
  ~+ D2 z) k( l! e奉献意识

# y* C# ~6 J2 U7 p. `+ }+ t信息意识

程序意识
  d+ H" L- g; t6 [# S$ ]! g0 V% f4 v7 l
: v. a* ?- ]8 Q  [' I: q% k学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

6 K, H- m  M( }& ]! H8 U8 _( v) `1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
5 |! t+ s: {8 T1 G$ {
他是否了解你的目标和意向?
' [4 o7 H8 Y+ d: f
$ h3 e8 M$ E$ @) {$ i2 d他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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! F1 J: g* z5 x4 B2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
* j& b, H3 }; O" J$ Y" K  e
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

0 f7 n8 Z4 N7 k. T; _( Q! H0 x领导测评办公室人员的20道题目
# Q9 |! ~0 v, x% @
% S& y( U2 ]4 i* `( B! \) k% l5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

. R) F3 L0 `/ L7 U能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

  h# Y1 P  X" F- ~6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

9 l/ t! v* Z9 C0 M- t能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

( U9 i$ R) S7 C能否制订新的工作制度或工作程序?

4 Q. Q8 u: L* g6 g0 y他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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3 z' o' y* U2 ^; i4 O4 A能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

$ ]; H4 q" ~' J% g! C$ b: p- ^8．他能否提高文件运转效率?
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4 Q7 r* q2 X0 \4 t能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
" A$ i+ @# n% c7 H
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
6 c. h5 O: r1 x4 h0 O. k5 M
领导测评办公室人员的20道题目

# t8 ^& w% S* }# y9 x  {9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

: O# }' G7 u' C% R10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

6 r* ?6 V. ~& i$ V11．他对你的忠诚值得信赖吗?

8 z4 U' e. K; G你能把一些机密信息资料委托给他吗?

. r2 H1 T0 m# u  T9 ~3 ^12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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& a/ T; V+ q- t  H3 {" B: r是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

9 U7 X- [$ c: N# q+ f9 c领导测评办公室人员的20道题目

( G! ?7 o  J' a8 e- J1 ]( y; [13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

5 A9 e) m' ?$ Q1 C! K& f而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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7 N4 l) \2 O* A/ \是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

! i. @* V  J$ V! U能否以书面或口头方式简要汇报情况?
0 }( E% L: m7 B2 V8 w% p( Y
, M+ m  W7 j7 c9 M! g能否准确地传达你的指示?
4 L" |5 W$ @/ N
( x  {: j% S# _4 i; e2 `能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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$ g7 J# w) \' Z; M9 K0 ^: F是否根据需要自愿在休息时间加班?

. ?; u. e! C8 P4 T1 N4 a领导测评办公室人员的20道题目

1 X3 x$ T4 r3 o; q, x; V17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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3 O" y8 j  t! d1 n6 N  l: v19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

0 ~0 Y- e! v4 a3 D' ?启示……

二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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/ i! D2 r' ?$ w+ x; c- V2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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$ U9 Z/ V1 F! r3 s( {1 [4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

3 I0 j1 `; e7 h  p良好的电话形象
8 R1 [( r: U* T5 g: j* B
4 X" P% z. B  O( h" ^良好的文字形象
. [1 g9 b( H/ m1 L3 I, V
0 `9 E" K# _, x9 V6 u/ P# h良好的语言形象
6 Y1 c! r/ X+ i1 c& G/ z
, u/ t1 n" c7 k5 ~$ L* @二、加强办公室建设

( l  U# J. J5 `' J8 X: A3 s（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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, t/ ~/ t* z- J2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
) ~  |/ Q- r+ ~3 M$ Q6 G
5 V, I2 S4 t( q3 K- M1 [; \! n4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
. i! q5 |2 F7 {8 U2 r
' N; S6 e4 p6 ^7 v* ]1 t* c4 g! H' s6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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5 [% h3 A3 r$ c) D/ i7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

# o9 q8 E# j6 j' X- |' l三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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4 K, [  [- R9 Y. z( X! n* }2、协助领导确定会议目标和议题

$ o' l4 d: F8 |9 Z' ?' [（1）确定会议目标
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. }6 M1 o* i2 O6 V5 h* ]# r（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

; h/ |1 d3 Q, ~5 I5 q" H（1）拟订会议财务预算
( m  {0 Q# \! V4 u( W: |$ p2 R% S
（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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5 G# M3 K' L8 p& S4 x5 y4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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. e6 {# `& ^9 u& k" L. Z7、会场的布置工作

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# I& n# w% Z6 g4 p' v8 {0 S衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

: g7 P0 X$ E) ?主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~