职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 * M. r. H( S' h3 B' @+ I( k
% }% b+ P) x+ G/ c% `/ R" g, ?0 } 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 / S* H5 Z9 q* _9 q
/ I+ F/ s+ C- X, p% |3 u 一、秘书的职能/ W( q* C7 S' ]
1.辅助决策 7 c; |& U5 H+ X- q
& w, x; X* \( k$ v, n/ {; a* b （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
' ^6 B2 w- B& a! B4 e+ r) ^* i% s# u$ D" }& i7 w" p
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 6 h2 e N$ C6 O9 j
# [% i! V0 s* ~, n, z& b( r6 V
辅助内容的综合性
3 E$ T6 Y+ `) v
' j, R$ Q% D: u$ j 辅助时间的经常性
! o0 Q9 v* _: H1 S2 g
" k, x% M6 T3 y- @* _, F4 j 辅助环节的全过程性
5 }$ x# o; m+ M. |# o8 f1 A2 w2 D9 Y! Y+ }" M" ]
（3）、辅助决策的原则
* l$ n$ o8 e; q+ h2 l/ J
- @" h% I3 t) a1 o4 T: q 超前原则 2 `' v# q) {$ s1 j: s; g. O
H0 V7 q2 s0 g, S' n 定位原则
; l6 J6 G6 i7 h0 u- i$ N. H: [" m8 F0 r O' @7 }" M% C8 ?' s6 }4 f( w
信息原则
6 I% q+ h4 W* x1 P( P0 _
+ o2 T2 A6 z2 e& @. ~; o 谏诤原则 v- W! d, z% X! H+ {+ [
! F4 x# {. a- l" ^# j" D （4）、辅助决策的过程
6 f, D" h/ _$ }% Q& {- `% A5 K" d7 x- k/ o/ S7 [
协助领导确定目标 9 y( r, l' a k9 u( r% Y
6 u4 x% d9 n; S1 z0 N+ c( z; B 协助领导设计方案 s# }6 l4 H$ b3 U
* N7 N+ Z$ c. V( D, y% i 协助领导评优选优
$ R% [; N, q4 F/ O1 s/ x5 v8 C
4 q& M }: b6 E/ I- ^% Q 协助领导实施反馈
, ^* Y$ P2 s8 S8 m; A0 J+ ?# t+ N
2、协调关系
5 V% _2 D9 w7 g/ n: m
6 x& g b% t `5 D# H （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 , u* `' Q0 G: r& r) v" R; u
7 `! R* n1 K7 ^# r （2）、协调关系的特征
# i0 [# T& K9 c' z1 y% p
# P" F! E/ h2 k" n 从属性
2 v) W; E) N7 A9 l; P" {6 W" k, k9 [5 l( s
广泛性 1 O z3 n, O0 c2 I6 W
+ Q+ N7 ]8 C; L: G$ k/ Y
间接性 % p$ f$ o. W! x. Q( ?
! P# t0 q. ]7 p9 J2 h0 U9 K
（3）、协调关系的原则 " Z) ` E5 R4 {8 ?" E* a2 y
; ?. t4 E0 Y* |' ` 政策指导 K0 T/ o2 g, ?' E4 W5 i
4 I x0 `5 Q; g g
客观公正 7 w F( }2 h! {# C- q/ X4 o
% t- _2 D& I$ q( h/ { m2 W
平等协商
5 o/ x' m% O$ @+ M. s! F) D# i4 p4 } l1 y
注重整体 - @. b9 {9 A% v+ J
! T( N3 T+ L. L5 E0 q+ M 灵活适度
/ ~( c( D' f. x2 U0 F% q! d4 J9 v9 S" _7 J
（4）、协调关系的过程 1 X2 _% j/ Y+ E9 z7 }! g
7 Q& {5 @3 K- A- R, i
摸清情况 * s% g/ v+ q5 H! `* N* r
: A" n4 \* ~2 i6 M0 y
找出症结 ' M1 |, O3 j1 r7 e# @+ c7 E# L! f1 M
) e% q8 g$ e a. r. D5 u) m 恰当协调 " ]9 z: e* ~# M
& b6 Y4 A* B' \) |8 O# g0 I' z 督促落实
p( a' j5 E) W( {+ g1 k) i8 [( o6 Q N
检查反馈 . \) n" L: T2 {' G+ x
$ _4 x8 ^4 V) N8 }; S5 V 3、处理信息 * v- c* i; b/ x* F) N0 g, o, K
, p/ z7 u' T3 f
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 2 l! E8 b# O2 p
5 w6 A# d$ E& Z: P, S- N& V) H$ M5 m# b
（2）、处理信息的原则 0 N. W* e3 j. z1 m9 [0 _
$ h" m6 [* C0 u# n$ _+ U. I: a
及时性原则
& W% p. z+ K, m# i8 Z, _$ ?
, Q, J1 u4 G3 K- o0 s5 `- h0 o, n9 z# E 保真性原则
& f0 r4 ?& T! L) C7 _- e+ @
X) l. `2 b% ^2 _0 E 适用性原则 2 J/ {, t. f' \' j% Y1 h9 F
& |5 f" d8 Z: h; ?7 X1 S8 @ 预测性原则 - Y# M ?7 q& r7 T" d
8 o5 U d9 V3 ` （3）、处理信息的内容 7 B2 W$ v s' G" m# M- x9 e( R& |
( w8 X! n7 ?) {
历史信息 - {( W9 u+ [5 y8 x; C; _1 F5 I* O
/ v7 H/ e) u( f, H7 o9 g7 i 上级信息 : L7 [/ o3 {" ` ^1 a2 d
J5 @" s8 } C# } P* K
内部信息 9 x: O* J, O0 d" p( E: g" j
! n y# x8 p+ G0 A; W1 n/ u
公众信息 7 T6 z2 B- m# R1 K. L
8 Y9 B. \# Z" G3 F9 m% K/ f 社会信息 2 E( a: N2 j, D
! `, l8 x5 H% V( J/ M- ~
（4）、处理信息的过程
4 A% w$ m( x4 t+ X" K( P9 m/ _7 r: O1 k0 c* ], N1 h2 v6 b* k( u% j
信息的收集
- o M8 e, Y7 n' C4 k9 @+ l4 \4 Q) {( d9 k9 D6 H
信息的加工
9 [3 [) c5 O6 ?- R
/ z8 q' @: V2 K# c+ @ 信息的传递 % e! d' _2 ^% Q
+ c' X* y8 S y T0 i
信息的反馈
7 l$ q. b5 M) w/ v( s
! @' ^# h$ P) d5 B# \. z+ t8 u" I5 r 信息的储存
" a. b/ q$ }9 r5 C# C% g ]
+ k3 U) d% E# p 4、办理事务
4 A( b: T/ x3 C* e2 K. K, U j! z3 k& f' g: {, _' E3 F
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 # D+ V3 x# F* F& k6 j; \' b
4 Y! P* e n* X( y& P, v* t
（2）、办理事务的特征 ( m- \% O* t7 ^% v
: E2 y+ a8 |; s 综合性
. |% {' C, y. O) W
- x4 U8 N9 S% X9 M0 _2 A1 L) ? 服务性
, k8 M- i8 u3 P5 ~# M& O- S( _; [) W7 @: H. ^" n; {$ T
繁琐性 : h7 O" M! i; J
6 K5 L5 U( C( m. R% E
突击性 7 [+ C* \' h' Y$ R' y
8 E+ q2 c+ P- f c% h9 U （3）、办理事务的原则
2 I- m( i3 e# T
" Q7 S) H( P$ ]4 @. @6 { 被动中求主动
: C+ f1 t9 k; V" Q$ c+ y3 o( Z# @0 O1 S& h
原则中求灵活 ( j6 ?! q7 \* Y, m# ]# Z
6 v+ i( c. \! z# u& l
繁杂中求规范
# z! Z; D. w3 g8 O5 H) d
& m. h" ~' P" K/ m （4）、办理事务的程序 : m3 P( M& M4 T
/ d; |6 u: h+ r c5 X1 r; [) u j& u0 R
自然程序
0 v# Q4 }6 g, W: W) y) y! v0 o* i5 r9 M9 f% }$ F
理论程序
$ E+ g8 y5 M: k- B' ?8 ?/ Y1 J- W$ Y5 d
指令程序 ; ]$ R# S# d+ ?! x: p1 L
% r0 D1 a0 Z @+ l6 R+ z4 a4 q3 G0 s 法定程序
" r0 o& }6 @; H8 W- n! r- D: `! L3 T: T% [6 X ?
技术程序 & ] P) `; h0 X, F7 p
5 @2 l" R+ p; r3 y7 V4 ?
习惯程序 + m4 i2 S {5 P! l8 o
: M8 M4 \! y3 i3 F9 [
二、秘书的职责
5 h( h: e6 a# V1 L$ E6 b2 a 大致也有以下11个方面：
" W) a& D8 @; F+ U( {
& E: t! ~5 P2 g 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） . N3 Q$ ?3 V+ h# L* z) j
$ ~9 s; H( j1 r 接待事务（来访接待、安排服务等）
# j# ~* T% F- U' M3 Y0 D) j! B# d* g0 ?2 T8 W
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） ; _% i+ x7 P' `0 s# L
1 V) c; j" W" n/ D6 J7 @! b
行政事务
+ E Y! e# ^; [$ D5 l' r. s' t% h+ C! ] J. B4 f5 T0 {
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
1 _8 v% Z. ^2 \6 g* y8 p0 T7 S/ w6 Q. f; V& O; W( J; C, T* O% k
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
: m! q; z; D. D' O2 `' l9 L/ x1 \' Y& N9 I w w. o& `
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 9 H+ {1 k7 s- U
' z) L- b( G9 n0 ]$ Z; ? 写作事务（各种文体的写作） 2 V7 p1 R$ a" V3 |8 H( H% n$ ~/ M
7 }6 S. E7 d, F1 D
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
) Q X# Y0 r1 p5 V! R2 R* F3 Q9 ?5 y Q2 A. d9 }5 W
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） / S: | \! @% Y% W, c! g" T
1 S; v# S# B: G8 _ b
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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