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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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老秘观点:0 _- q: a2 R2 d
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
$ e9 t1 \/ ?7 k: @ ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 % I; c, H* W8 q! l- g4 V* d
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 % x4 R0 V/ R+ C/ z+ Q4 K
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。; s9 A! X8 k/ L5 E+ [, _
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 * S7 C. T; L* O$ S8 u/ A5 d/ _7 M
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 : p$ G4 K+ H% s7 I& v6 ?
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 1 g' x" `/ W% Z3 i, H0 w
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
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