副主任在办公室业务培训会上的讲稿

办公室主要是为领导决策和实施决策提供服务的一个机构，所以说办公室是“参谋部”、“指挥部”和“后勤保障部”，办公室工作主要包括事务和政务两部分。



一、办文与办会

: U* J& t7 `0 Y6 T% Y（一）办文

6 U6 K" E' ~9 d0 d. H  l, [$ v1、公文的种类。公文，由两大要素构成：“公”，指公务活动；文，指文字。简言之，公文就是处理公务的文书。(公文在商代就已盛行,尚书”就是保存最早的公文典集;秦朝就有专门的公文管理机构,叫御史大夫寺，公文管理官员就叫御史大夫;据说秦始皇每天批阅的公文有关120斤)。一般划分为法定公文和常用任用公文。

法定公文，即党和国家有明文规定的规范性公文。如《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）规定的14种常用公文，《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定的13种主要公文，都是法定公文。党委文种和政府文种，既有共同的文种，又有各自专用的文种。如下表：
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决议　　　　决定　　　　报告　　　　命令（令）

/ m0 b7 F6 B1 l+ u/ h. u8 o指示　　　　通知　　　　请示　　　　公告
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公报　　　　通报　　　　批复　　　　通告

条例　　　　意见　　　　 函　 　　　议案
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* p4 l2 }$ D" ~7 q1 J; b2 l规定　　　　会议纪要　

党委文种　　　　　　政府文种
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（公元前221年，李斯就公文文种上书秦始皇，建议命为制，令为诏，天子自称朕，被始皇采纳，这是中国历史上第一次由最高统治者明文规定公文文种）
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常用应用公文，是指除法定公文之外的其他经常使用的公文。此类公文大至计划、总结、调查报告、领导讲话稿，小至便函等。

: H: x8 d* c. A# T  z+ M4 {从公文的使用范围来分，有周知性公文，即向人民群众公开传达或通过新闻宣传媒体向国内外公开宣布的公文，如有的决定、领导人讲话、声明等；有限知性公文，即内部文件，只在一定的范围内使用，如有些党内文件等。

从公文的流向来分有：（1）上行文。指按垂直的组织系统，下级向上级的行文。上行文又可分为一级上行文、逐级上行文、多级同时上行文、越级上行文四种。在一般情况下，不得越级行文。越级上行文一般要抄送被越过的上级。上行文的文种主要是请示、报告。（2）平行文。就是平级机关、单位或没有隶属关系的机关、单位之间来往的公文。平行文的文种主要是函（三国以后，平级机关间来往公文为“移或刺”）。（3）下行文。指按垂直的组织系统，上级向下级的行文。下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级同时下行文和直贯到底下行文四种。下行文的文种很多，常用的有决定、决议、规定、公报、公告、通报、通知、意见、工作要点、批复等。

几个主要文种的特点：
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⑴. 命令与通知。命令是行政机关及其首长使用的下行文种，适用于依照有关法律公布行政法规，宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有突出贡献的单位和人员。通知是党政机关、企事业单位和一切社会团体广泛使用的下行文种。（如“任免通知”在秦、汉、隋唐、宋叫“诰”，电视宫廷戏中经常会听到皇帝诰曰，其实就是在读一个通知，只是这个通知是皇帝写的；元朝叫做圣旨，清为诏，民国叫委任状）
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⑵. 决定与决议。决定是党政机关使用的法定下行文种，企事业单位和其他经济组织、社会团体都可使用，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更可者撤销下级机关不适当的决定事项。决议是党的机关、人大机关使用的法定下行文种。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
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⑶. 指示与意见。“指示”是党的机关使用的法定下行文种，适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。“意见”是党的机关、政府机关、人大机关使用的法定下列文种，企事业单位和社会团体也可用，适用于对议事或重要问题提出见解和处理办法，特别是在上级领导机关对某项重要工作没有明文规定的，本级领导机关作出决策，并用文字记录下来，规范下级机关及所辖范围干部群众的行为，实用“意见”。

! E( [3 Q9 F6 S& [- r& T# B⑷. 通报、通告与公告。“通报”是党政机关、企事业单位和社会团体普通使用的法定下行文种，适用于表彰先进、批评错误、传达重要文件或情况。“通告”是行政机关和具有行政管理职能的事业单位使用的法定议程，适用于公布社会各方面的应当遵守或周知的事项。“公告”是行政机关使用的公开发布重要事项的法定文种，适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。党的机关一般不用。
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⑸. 请示、报告与函。“请示”是党政机关、企事业单位和社会团体普遍使用的上行文种，有隶属关系的下级向上级请求指示、批准，“请示”要一事一文（宋朝规定“而非一宗事者，不得同为一状”，这就是一事一文制度）。报告，是普通使用的法定上行文种，适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问等。函，没有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示和批准，只能用“函”。（请示在秦为疏，汉为上疏或上书，唐为奏、钞，明为奏本、清为奏折，现为请示、报告）

! T* M7 g& W6 d- G2、公文的格式。公文格式，从广义上讲，有用纸、用字、排行、文面、装订格式等；从狭义上讲，特指文面各个组成部分的构成方式，包括各个部分的版面位置安排以及字体字号、字距行距、纸张尺寸等。具体可见《中国共产党机关公文处理条例》、《国家机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》。党的机关公文用16k型纸（长260mm、宽184mm）；也可采用国际标准，A4型纸（长297mm、宽210mm）。行政机关发文一律用A4型纸。党委和政府的公文都实行左侧装订。公文的格式对于公文的效用是有特殊意义的，不能随意舍弃和更改。它的主要作用：一是体现公文的严肃性和权威性；二是体现公文的功能和作用，有利于受文者迅速、准确地识别和办理公文；三是有利于公文的管理和保管，便于归档查考。（基于这些原因，公文要求统一印制，且古来如此）
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3、公文处理任务。公文处理，就是对公文所进行的一系列相互关联、衔接有序的工作。概括起来就是10个字：写（起草、修改），审（校核、审阅、签发），印（打印、铅印、施印），发，传（邮寄、传真、上网、呈送），收（签收、登记、清点），办（拟办、批办、承办、回复），用（阅读、查考、引用），管（保管、清退、销毁），存（归档）。（特别强调校核，前辈们讲要达到“一字入公文，九牛拉不出”的境界）

+ q2 Y2 S3 v" m0 [' P3 ^3 y, U8 e( A" [4、公文处理程序。公文处理是办文工作科学化、规范化、高效率的必然要求，也是防止公文处理出现混乱、差错和不误时误事的可靠保证。因此，文秘人员必须严格按程序办文。（按程序才能提高效率，国民党时，从会签到定稿，要三四个月，以致蒋介石下令办文不得超过一周，否则，予以惩处）
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发文处理程序：草拟文稿——拟稿单位领导审批——主管单位领导审核——有关单位会签——（法制办审核）——秘书组核稿——办公室主任审签（或委托分管文秘副主任审签）——县委、县政府领导签发——秘书组编号——印刷——用印——分发——归档——清退——销毁。
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一般要求分管办公室工作的领导和办公室主任办文。（办文总的要求是少发文，发短文，发有实际内容的文，一律不得办“倒行文”）。
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收文处理程序：签收——登记——分发——送批（拟办）——批办——承办——催办——归档等。

7 S. r1 F! x% H; d（二）办会
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7 ^2 V, p& l+ O5 Q* h1、会议种类。我老秘网县的会议种类分为三类（详见《隆回县县直单位会议经费管理暂行办法》）。
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/ s: ]( s4 ?' W一类会议：县党代会、县人大代表会、县政协全会、县委经济工作会议及全县劳模表彰会。
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$ H* S) }* B# k+ j. {二类会议：县委全会、县人大常委会、县政府全会、县政协常委会、县纪委全会、各民主党派和群团组织职代会、县委县政府组织召开的综合性会议及乡镇党政一把手参加的专题会。

6 E6 h/ |7 r6 B  u三类会议：县直单位召开的部门会议。

2、办会程序。主办单位申请——报告分管领导确定会议时间、地点、与会人员、议程——起草通知——县委办县政府办审签——县委县政府领导签发。综合性会议以县委办、县政府办或以“两办”名义下发通知；部门会议一般由主办部门通知。具体操作时也要从实际出发，一般凡有乡镇党委委员或政府班子成员参加的会议都要分别由“两办”或县委办、县政府办行文。为便于工作协调，原则上要求单位领导或分管领导来“两办”办会。
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3、会议组织。明确不同职责的工作组，为会议服务，一般要有：材料组（秘书组），负责起草下发会议通知、领导讲话、议程安排、材料发放等；会务组，负责会场布置、座次安排、与会签到、宣传报道、发奖安排、会风督查、清点人数等；后勤组，负责食宿安排、交通工具、奖品采购等。
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8 Z  t8 l$ J6 e: x（办会的基本精神是少开会，开短会，开套会。）
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5 o7 N8 o% R1 G4 K. a, F二、综合、调研与信息

写，对于一个办公室工作人员来讲很重要。党和国家历来都很重视干部的写的能力。毛主席讲，“一个革命干部，必须能看能写”，“领导干部要学会亲自动手写文章”。邓小平同志讲“领导干部要学会拿笔杆”。81年时中央还专门下发了《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》。老一辈革命家不公这么讲，而且还身体力行做出榜样。而现在有个别领导哪怕只讲五分钟都要秘书代劳，难怪群众说：“只要能念稿，就能当领导。”提高领导干部的写作水平是端正党的作风、学风、文风的需要。

（一）领导讲话稿
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领导讲话稿是一种很重要的公文。（嘴的功能有二，一个是吃饭，另一个就是讲话。领导的嘴巴在这方面表现得最为充分。）办公室工作人员写领导讲话稿是一门必修课。怎么写？从以下几方面谈谈。

一是标题。主要有两种：一种是体现讲话场合及讲话内容的叙事性标准，主要在小型会议或公务活动上的讲话稿标准，如在×××会议或活动上的讲话。另一种是体现会议主题及讲话内容的观点性标准，主要是在庄重场合或大型会议、活动上的讲话稿标题，如在党代会、经济工作会上的报告等。标题有主标题和副标题。有时在主标题上有肩题，在主标题下有副标题。

! E- [& o- H) r二是署名。讲话者姓名列于标题之后；也有与标题连在一起，列于标题之前的。工作性标题的讲稿，其姓名在标题之前；观点性标题的讲稿，其姓名在副标题之后。如果讲话者在本地讲话，大家对其都熟悉时，不必在姓名之前，冠以主要职务；如果讲话者在外地讲话，大家对其不很熟悉时，最好在姓名之前，冠以主要职务。
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三是日期。时间是指发表讲话的时间。一般标在讲话者之后，所标时间不能简化，年月日中的数字要写全。
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' s6 N/ d1 w. _$ c- V( c; @四是称谓。称谓是指对与会者的称呼。如何称谓，要视会议性质和与会者的具体情况而定，一般多用泛称，如同志们、代表们；部署工作一般就用同志们，汇报工作，一般用各位XX们；如是酒会，还惯用女士们，先生们。
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五是开头。其主要内容是说明讲话和会议召开的背景、目的、中心，包括会议在什么情况下召开，为什么召开，有什么意义；会议、讲话的主旨的任务；为什么要确定这个主旨等。它既可以是一个句子，也可以是一个自然段，还可以是几段。开头方法有许多，主要有：①开篇点题法，即一开始便把讲话的意图简明地说出来；②交待背景法，即介绍与会议、讲话有关的情况或背景，让听众了解会议及讲话的来龙去脉；③提出问题法，即提出问题，吸引听众，引发思考；④总体概括法，即一开始先把讲话的主要内容的观点或会议、活动情况概括地说出来；⑤表明态度法，即表明讲话者对所谈问题的态度；⑥祝愿感谢法，即通过描述参加会议、活动感受导入正题，向有关人员表示谢意等。

六是正文。正文是指讲话稿的主体。主要是讲述工作和活动的中心思想、思路和要求，表明讲话者的立场、观点、意见和方法、措施，以及希望和要求。主题报告正文一般是三个部分（重要意义、工作重点、措施保障等或写:去年工作回顾\今年工作部署\具体工作要求等）。如在主题报告之后还有重要领导讲话，那么该领导一般是代表一级组织提要求，也一般讲三点意见（如杨书记在办公室工作会上的讲话：成绩很显著\位置很重要\水平要提高\队伍要加强）。
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) e. o9 X; R2 X$ h  E& e正文层次、段落比较多，篇幅较长的讲话稿需要列出若干小标题，或用序号分出几个部分。
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七是结尾。好的结尾具有画龙点睛的功能，可以让听众余兴未尽、回味无穷，鼓舞斗志、振奋精神，是讲话结构的有机组成部分。其主要内容是讲一些带有方向性、展示性、结论性、建议性、批示性、要求性、鼓励性、希望性的话语，通过对工作会议、公务活动的总结和祝愿，号召人们为实现会议提出的任务而奋斗，或展示更加美好的未来，使与会人员加深对讲话主题的理解和掌握，加深对会议的印象，进一步明确任务目标和要求。结尾方法有很多，一是总结式，二是号召式，三是展望式，四是希望式，五是感谢式，六是哲理式，七是含蓄式。

（二）调查研究　

+ t1 h" Y" I/ v) r& [（陈云讲，“领导机关制定政策，要用百分之九十以上的时间作调查研究工作，最后决策用不到百分之十的时间就够了。”孔子周游列国，其实就是调查研究。办公室工作人员要养成勤于调研的好习惯，“身在兵位，胸为帅谋”。）综合调研总的要求是有情况、有分析、有建议。
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: K9 h; [  W, l) @怎样开展综合调研工作？我提三个“要”，供大家参考。一要跟得紧。主要是这么四条：一是跟党委决策要紧。现在有的同志对党委某个阶段要抓什么工作不清楚；有的工作下边已经开展得轰轰烈烈，但有的同志居然不知道；中央下发了重要文件，有的同志没有反应，提不出具体参谋建议来，这就是个很严重的问题。作为一名合格的参谋服务人员，一定要紧贴党委的决策。(如现在中央提出建设社会主义新农村,你的思维就要及时跟上)二是跟领导的思路要紧。领导同志在关注什么、思考什么，我们要搞清楚，不能南辕北辙(不能领导在思考新农村,你就在思考清一色\三打哈)。我们工作中的很多文稿和调查研究，说是创造又不是创造，虽然是“捉刀代笔”，但这些都是代表一级党委、代表一个组织来讲话的，必须根据党委的思路和领导同志的思路来写，不能随便想怎么写就怎么写。三是跟中心工作要紧。各级党委根据一年的工作安排，每个阶段都有中心工作。对每个阶段的中心工作，我们一定要清楚；中心工作推开以后，都要有反映。四是形势的发展要紧。办公室从事综合调研的同志的思想一定要跟得上形势，每一个阶段全国是什么形势，国外是什么形势，我们一定要胸中有数。二要站得高。党委办公室方方面面的工作都要站得高，综合调研室工作更要站得高。如果站得不高，就看得不准；站得不高，看问题就不全面。所谓“登高望远”，就是这个道理；搞工作是这样，搞参谋服务工作更是这样。怎么样才能站得高？一是要善于站在党委的高度看待问题;二是要善于从政治上看待问题;三是要善于从全局上看待问题;四是要善于从基层和群众的角度看待问题。因此，办公室从事综合调研的同志要做好参谋服务工作，思想上一定要有一个高的起点。思想的高度不够，调查也好，综合也好，文稿起草也好，水平是上不去的。文章贵首识，文无定法。文稿的好坏，首先是看思想、看观点。我们起草领导文稿、修改材料，首要的是要从政治上、政策上把好关，严格与中央和省委保持一致。三要过得硬。那就是作风要过硬。办公室工作很辛苦，综调工作更很辛苦，必须要有过得硬的作风。一个是起草文稿要精益求精，包括一个标点都不能错，一个字都不能有差错，特别是很多指导全局工作的文稿，一定要认真仔细。再一个是调查研究要深入细致。现在有的同志搞调查研究，往往只是开着车到下面听听情况，满足于基层提供的材料，写调查报告往往是“一情况、二问题、三建议”的简单无味的“三段式”，没有深入细致地了解情况，没有深思熟虑的思想和观点，这样的调查研究是没有多大意义的。如果真正想做到调查研究于事业有益、于党委有益、于自己的进步有益的话，必须下去实实在在地听听基层的意见，听听群众的意见，自己真正地思考。否则，调查研究再多，也没有益处。

具体到一篇调查报告来讲怎么写？

. T8 Z3 c/ {$ I3 a1、选题要准。所谓“准”，一要有针对性，针对客观实际需要，面向现实，解决经济社会发展中迫切需要解决的问题，为发展社会主义市场经济服务。增强针对性，要注意做到：应决策之需；解实践之急；正通说之误；补时论之缺。二要有开创性，紧跟时代步伐，站在实践前沿，研究新情况，解决新问题；三要有可行性，既要放得开，又要收得拢，开多大的口子非常关键。根据事情性质定口子，根据现实要求定口子，根据作者身份定口子。如关于农民增收问题的调查研究。拟题：①关于农民增问题的调查研究。②关于贫困山区农民增收问题的调查与思考。③调整产业结构，促进农民增收。④围绕农民增收，做好减法文章。⑤强力推进“三转”，切实促农增收。调研工作的选题，一般有四种做法：①领导交题。②从领导的工作计划和部署中找题。③从众多的现实问题中选题。④抓带苗头性、倾向性、典型性的问题。
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1 U! h( m8 b# r* [! T2、调查要实。（1）深入实地。提倡“零距离接触”，贴近群众，深入群众，深入基层，蹲点调查，解剖“麻雀”。

（2）摸清实情。要克服几种常见的毛病：一戒先入为主，坚持客观地看问题；二戒偏听偏信，坚持全面地看问题；三戒粗枝大叶，坚持细致地看问题；四戒道听途说，坚持本质地看问题；五戒固步自封，坚持发展地看问题。
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% _+ m, W9 T6 x% s1 v/ i/ W（3）贴紧实际。“反向求异”，即在调研过程中，对初步获得的材料和形成的观点，敢于自己表示怀疑、提出异议或否定，运用反面论证的方法，多问几个为什么，来检验手中的材料到底可靠不可靠，自己的观点正确不正确，以减少片面性，避免失实和失误。
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（4）运用科学的方法，主要有：宏观调查法、专项调查法、普遍调查法、抽样调查法、对比调查法、民意调查法、专家调查法、追踪调查法等。要注意个别和一般相结合，既“走马观花”又“下马观花”；下功夫分析一朵“花”，解剖一只“麻雀”。
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文章写的很切合实际，文采也好，内容很精彩！

真知灼见，受益匪浅。
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真知灼见，受益匪浅。

谢谢分享这么好的材料，目前正在不段的学习中。

很好，和俺工作需要十分地一致

受益匪浅。

向前辈学习，向前辈致敬！

学习学习再学习，呵呵，还不够吗
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good!You are a good writer!