成文时间是行政公文主体中必不可少的一部分,是公文查考的重要依据之一。但是,这部分与主体中的正文比较起来,在内容上就显得过于简单了,因此,人们在研究公文写作时,往往不大注意探究它的书写规范,以致一些不合要求的写法常常出现在公文上。为了使公文的书写符合国家规范化的要求,笔者认为有必要强调成文时间书写的规范性。7 ?% Z! d* \/ b4 |4 f2 g( m( X
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1 T- P4 Y( b8 h7 L/ }- B9 k H 一、成文时间的标识数字
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7 w; k: s, n& n" a+ C$ s. a 《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)第二十五条第九款指出:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704-1999)对成文时间的规定是:“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’。”根据上述要求,公文成文时间的数字标识应注意以下几点:
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1.用汉字而不用阿拉伯数字。! o# [6 H8 p8 | k
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2.年、月、日要标全,不能省略年份,也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。1 \. ]9 {, r; y
! n3 a) o% T% i8 U9 q6 y+ z 3.用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字,与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字,与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。这样说是有理论根据的。《现代汉语词典》(商务印书馆,1983年1月第2版)第1070页:“汉字的数字有小写、大写两种,‘一二三四五六七八九十’等是小写,‘壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾’等是大写。”第719页对“○”的注音及解释是:“líng数的空位(同‘零’),多用于数字中:三~六号|一九八~年。”可见“○”是一个独立的汉字,并且与汉字的小写数字搭配使用。国家标准规定用“○”而不用“零”,说明成文时间应用汉字的小写数字标识。
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在标识成文时间时,最容易出错的是将“○”写为“0”,如将“二○○二年”误写为“二00二年”。“0”是阿拉伯数字,属于阿拉伯文字系统,应与其它阿拉伯数字“1、2、3”等搭配使用,而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写,所以“○”不能写为“0”。
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- U$ W6 d W% r7 }8 E8 A9 K 为什么会出现上述错误?芽首先是许多人没有意识到“○”与“0”是分属于两个完全不同的文字系统,把它们混为一谈,于是以“0”代替“○”。其次是在电脑输入的过程中,输入“0”可直接在键盘上按“0”即可,而输入“○”则必须到符号栏里去找,一些人为了方便就直接从键盘上把“二○○二”敲成了“二00二”。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字“○”,就干脆以“0”代替“○”了。* b, a; M6 U0 m: I7 ?2 I
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二、成文时间的标识位置
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; G3 k1 G ~1 J0 G2 ~1 a 依据《国家行政机关公文格式》,成文时间的标识位置有三种情况,下面予以说明。
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1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字,与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文2mm~4mm,当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。3 S' l& u+ U" W1 O( L9 ]
. U! H: S; g' \$ ~ 2.当联合行文需要加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字,与上面正文的距离和第1种情况相同。* U6 P, S8 [. z( |; X' ]# B: j
/ b7 z/ H0 o" k. Q9 R 3.当联合行文需要加盖三个以上印章时,成文时间标识在最后一排印章的下面,右空2字。 i" {4 b. m- ^8 U. i8 m+ ~. o
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成文时间标识位置比较容易出错的主要有三种情况:一是左右空格不按要求,或多或少;二是不管印章下弧有无文字,与上面正文的距离都一样;三是两个机关联合行文时,未将成文时间按要求拉开,致使印章的横轴超出时间之外,或一个印章压在成文时间上,而另一个印章未能压住成文时间。这三种情况都使文面不美观,也不符合公文的格式规范。
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