一段：发通知
8 f5 K: _' Q* F9 P6 o& d+ W用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议$ }$ f# i- R. }8 M2 }1 Z4 g
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二段：抓落实
3 e& e1 ]; H7 n5 X8 a发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到$ N5 L# T* o1 e5 s; [" e& N, X' X
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三段：重检查" s; J. A+ _8 y9 H) E, A; f& x
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间0 B3 q6 j/ J: @
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四段：勤准备0 M$ U/ ^8 J; A7 t/ ]
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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0 q. z# _) [0 W& I, y- x五段：细准备
/ ~$ ], i) f1 r发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
: T- Q8 Y: i) e* L7 N9 c发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）. v, r; P& U, }
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七段：发记录
7 m2 B/ x' V6 M4 c5 @会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员; d* [- a, ?6 y5 v4 R! e# H2 Q
3 s$ g: R& R+ l7 `$ u: x2 g5 ?4 c八段：定责任
5 k% ?2 R; T! d' L! \将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理5 ?# f- q5 J' o
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九段：做流程0 y* `+ C; S. w+ q! G) J
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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