“函”经常被人们错用或混用的原因是什么？

【问题】“函”经常被人们错用或混用的原因是什么？
. Q0 e6 x2 I4 F3 ]当前，在公文写作实践中，“函”被人们错用或混用的情形很多，或以“请示”代“函”，以“批复”代复“函”，或以“通知”代“函”。应当如何加以解决？
【解答】 “函”是法定公文家族中的一个重要成员。我国现行的党政公文法规中，都将“函”列为主要的公文文种，并且规定适用于平行机关或者不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。由于“函”具有向有关主管部门请求批准的功能，故在公文处理实践中往往被人们与“请示”文种混用，这给公文处理工作造成了麻烦，也给公文理论研究带来了混乱。因此，必须重视并正确使用“函”这一文种。
从适用范围上看，函的使用频率应当是很高的。然而，实际情况并非如此。据某地区对12个机关和10家公司、大型厂矿收发文情况的统计，在1996年度内收进、发出的3400份文件中，“函”只有7件；某市委办公厅2000年的收发文件，“函”只有2件。事实足以证明，“函”这一文种在实践中尚未得到应有的注意和重视，多数被“通知”、“请示”等文种所取代，进而使之成了“被遗忘的角落”。可以肯定地讲，这是一种不正常的现象。
“函”之所以受到不公平的“待遇”甚至被“遗忘”，究其原因大致有如下三个方面：
6 M3 c% H3 z. {) ^# K0 z  @一是公文撰拟者认识上的原因。由于平时不注意认真、细致地学习和领会公文法规的有关规定，对“函”缺乏明确的认识，不了解其含义和用途，因而当需要向有关主管部门请求批准事宜而行文时，便认为既然有求于对方就要“低人一等”，遂以“请示”代“函”，导致了文种的误用。
二是发文机关领导者的原因。在很多情况下，公文撰拟者用“函”向有关主管部门请求批准，这无疑是正确的，却不能过本机关主管领导这一关。例如某市工商银行分行拟对办公楼进行改建扩建行文给市发改委，有关人员最初将文种确定为“函”，但最后却被领导者改成“请示”。从撰拟者的角度说，明知该用“函”却用“请示”是属于无奈；从领导者的角度讲，这种误用却是由于公文知识特别是对“函”的使用规定缺乏全面、正确的理解所致。
三是受文机关的原因。这是导致“函”错用的主要症结所在。实践中，有关主管部门由于有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学、批拨资金或物资、机构设置、人员定编、政策优惠等等），便不问是否具有隶属关系，自觉不自觉地把自己摆在了领导机关的位置之上，以请求批准机关的“上一辈”，或者“大你一级”自居，非要对方用“请示”行文不可。如不照此办理，就设置障碍不予以审批。而对方一旦使用“请示”行文，他就“大笔一挥”，以“批复”回文。某市公安局拟购置20辆“金杯”警用面包车，向市财政局行文，将标题拟为《××市公安局关于购置20辆“金杯”警用面包车的函》，其文种的使用无疑上正确的。因市公安局与市财政局是平级关系，均为市政府的下属部门，按公文法规规定，其相互之间的往来行文应当使用“函”。但出人意料的是，该池子发出后却石沉大海杳无音讯。后经催查，对方道出“实情”：要用“请示”行文方可解决。后来该市公安局不得已将“函”改为“请示”，结果很快就收到了财政局的“批复”。
- g3 }: r5 J$ Q) s* F具体而方，实践中对“函”的错用主要有三种情况：
! y$ R- Z: N5 s, E一是以“请示”代“函”，以“批复”代复“函”。这方面的实例已如上述。
7 B. H  r5 i3 \( u! E2 X' O3 E二是以“通知”代函。如某市财贸干部管理学院向直属各财贸公司行文，题目是《关于举办“全市首届财贸干部应用写作讲习班”的通知》。
4 j, g: g* n3 p: Y三是以“通告”代函。例如某市三大百货商场联合举办“迎接新世纪、拥抱新千年商品交易洽谈会”，向全市有关单位发文，题目为《关于联合举办“迎接新世纪、拥抱新千年商品交易洽谈会”的通告》。
如上所述，可以看出，恢复“函”的本来面目，恢复它在法定公文大家族中应有的地位和作用，是当务之急。为此，需要从以下几个方面入手：
) A# |" c9 _4 E. V2 N& P& e- C首先，要从思想上高度重视。实践中之所以出现偏爱“请示”、“通告”等而冷落和遗忘“函”的问题，与人们未能从思想上对“函”的重要地位及功用充分重视有直接关系。似乎一提“函”，人们总觉得其效力不如“通知”、“通告”以及“请示”强，也觉得不够郑重，对受文机关不太尊重。其实，这纯属误解。要明确“函”是一个正式主要文种，用“函”行文时也要采用正式文件的标印格式，不能将便函（普通公务便信）视为“函”，也不能把“函”这个正式文种名称与“信函格式”混为一谈。
  J- o' x  O" k- G. f6 V2 P' @其次，加大公文法规宣传和推行的力度。现行党政公文法规中，对“函”的使用及相关问题都有明确的规定。特别是国务院发布的新的《国家行政机关公文处理办法》，进一步明确了“函”的适用范围，并对其在行文关系上的有关问题提出了明确、具体的要求。因此，应当进一步加大新《办法》宣传贯彻的力度，组织各种形式的培训活动，真正把公文法规的规定落到实处。要从根本上理解和把握“函”的性质及功能，弄清其适用范围，坚决杜绝错用现象的发生。
# p; q6 {) z( b3 H" s; n最后，公文撰拟者、发文机关领导人以及受文机关三方协调联动，认真学习和贯彻执行公文法规的规定，严格依法行文。特别是各机关领导人要对此给以足够的关注和支持，同时，有关业务主管部门（公安、司法、民政、工商、税务、金融、文化、教育、科技、土地、外事、经贸、物价、房管、财政、交通等）之间也需要相互理解与沟通，以确保“函”这一文种使用的规范化。