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mso-font-kerning:0pt">2012 % z2 Z2 e4 w: w8 D6 E8 o$ H w
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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2 d9 ^3 [* a/ g# ~3 L- a4 Q+ o) }3 g, x# w& Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容, J( O/ M) c. m$ m0 t5 s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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/ H# r7 E- v" Q" k5 O$ m; J1 h0 g9 R: P) I B
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。/ D3 G: b" h+ s6 I+ D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, }' B' L1 J4 ^* x" [7 X. y; I& Y+ Q( Y0 h$ y2 q& F
5 F3 h. U3 K: A* L4 Cmso-font-kerning:0pt">1. . D" c) W4 o( @' h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. + b% g. }0 }5 @2 b! E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 0 r, z; q+ g/ {" R( A
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。: x' S2 \ I% @+ a( H0 p# G9 h0 o
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! G) {; |! j) z1 s9 Z
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mso-font-kerning:0pt">1. & `5 Y! D( C/ U8 ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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( b& E7 E! l4 a. F1 g' _mso-font-kerning:0pt">2. : f J9 O/ r' M$ b+ \) e% U! a. F. j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 r% l4 G3 p! d1 \/ M6 g/ T7 u
' Y( @- N8 z- Y: l. q( y9 l' K$ U4 F5 c7 D$ K o! nmso-font-kerning:0pt">3. 4 Y/ P1 R; S, ~* G7 w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 5 Q( n5 c) Q' G
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
' G; b+ l" C. c; `0 Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 s9 e: _! T- q/ @' B# X1 Y8 Omso-font-kerning:0pt">
' l! t% B7 Z! x' i4 r; G8 w! q; J7 e5 _
S) @! W8 S4 j4 ?mso-font-kerning:0pt">1. * W3 Q; ?. b, U; J3 Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 % I. O! R o# P& O, d3 Z
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& u3 n6 Y* M6 w$ {" d! M+ tmso-font-kerning:0pt">2. / ^1 i3 l8 ]& F9 v3 _! x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 # r% e- \; o% L( H# B- ?
1 _/ ]" z: v; N3 U0 j$ |% I2 u" z( C4 y# ^! Kmso-font-kerning:0pt">3. ; S* `' H% Q% N* g6 I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。" M! \% \9 ]% y; a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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1 b- Z5 p) o5 _ `mso-font-kerning:0pt">2. 8 f, n: G/ U z. H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 + V4 ], A! m) {, O9 }
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7 H( S$ T* H8 D* i6 T, ^mso-font-kerning:0pt">3. & c3 J4 Q \7 Q3 q ^1 ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 e# O# p5 e! l2 w( w$ kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 n1 f2 t4 g: c; H5 Tmso-font-kerning:0pt"> ' |, c6 z" _. T) S) J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % _! p; N4 O& W+ V' Y) X
3 B1 Q K1 k% ]* m7 |7 C/ D! O* d! Zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考' d% m, F) d" r' z, G* }: [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
7 Y( T- Y: R6 ?4 s0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 r$ O5 Q! Y- ?0 T s5 ?! s
: N9 E' O4 B3 r$ ?3 ^7 f1 H0 B' s+ [1 s1 u7 h: Q* k6 Dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:2 @- d8 M) ] x, O# S% l
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ! H3 d' ^* S- i
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
; g0 T0 T/ ~: D7 w0 v! CAR-SA">） | 
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