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情况报告的宏观结构与微观构成要素分析

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应用写作 发表于 2015-11-3 20:44:40 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
根据《党政机关公文处理工作条例》,报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。基于此功用定位,报告通常分为三种类型:工作报告、情况报告、答复报告。后者容易分辨,但前面两类容易混淆,为此,有必要对工作报告和情况报告加以区别。
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工作报告是向上级汇报本单位工作开展情况、做法、经验及问题的报告。情况报告是向上级反映某种临时性情况、突发事故、重大事件的报告,这类报告主要是反映正常工作运转中出现的新情况、新问题、重大问题,针对特殊情况、突发事件、意外事故、个别重大问题的发生、应对、处理时使用的文种。简单地说,情况报告中所反映的“情况”,应是一种“非常情况”。与工作报告相比,情况报告突出的是工作中的“情况”,工作报告则注重工作的“全过程”。在信息化时代,情况报告的使用越来越普遍,本文着重对情况报告的宏观结构和微观构成要素作一分析。
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一、情况报告的宏观结构
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日常工作中,大家所见到的情况报告的主要内容通常包括:概况、发生情况的经过、后果、对发生情况的原因进行分析或定性、提出处理意见及应对措施等等。不管是什么情况报告都偏离不了这些内容,如果把这些内容进行归类,大致可以归纳为三个基本问题:出现了什么情况——“情”,为什么会出现这种情况——“因”,怎样应对这种情况——“策”。这与人们的思维习惯“是什么、为什么、怎么办”相吻合,当然这也是领导及上级机关最想知道的三个问题,自然也就形成了情况报告必须回答的三个问题,由此也就构成了情况报告所特有的三大板块的行文思路:陈述情况、分析原因、提出对策,归纳起来就是三个字:“情、因、策”。请看例文:
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例1:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的总体结构如下:
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一、事故简要经过
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二、现场处置情况
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三、事故原因分析
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四、防范事故措施
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从该文结构上看,前两个部分介绍的是事故发生的过程和目前处理情况,是从两个角度来表达事故情况的,反映的是“情”字;第三部分是对事故原因的分析,反映的是“因”字;第四部分是为防范事故而制定的措施、办法或策略,反映的是“策”字。该报告表面上看是四个部分,实质上是三个部分:情、因、策。
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请再看一例:
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例2:《金川“7·9”矿难事故报告》一文的总体结构如下:
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一、事故概况
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二、事故单位基本情况
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三、事故发生经过及抢救救援情况
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四、事故原因及性质
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五、今后防范措施及建议
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从该文结构上看,第一、二、三部分反映的是情况,第四部分主要反映的是原因,顺带反映事故性质,第五部分反映的是防范措施及建议,属对策范畴。该文总体上还是分为:情、因、策三个部分。
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以上两篇例文的宏观结构都包含三个部分:情况、原因、对策。不仅仅是这两例,平时我们工作中所见到的情况报告,只要对其结构稍加分析,基本上也都包含这三个部分。从逻辑结构上看,陈述情况、分析原因、提出对策三个部分逐层深入、层层递进,形成一个密不可分的整体,因此可以说,情况报告就是“情、因、策”的报告。
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二、情况报告的微观构成要素
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正如告知一件事情必须包含一些基本要素一样,向上级反映一个情况,也必须包含一些基本要素,比如:何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等。虽然写作者的思维习惯、表达的先后顺序、对问题的看法不同,各要素在文章中出现的形式、时机、先后顺序、详略程度也不尽相同,但不管什么样的情况报告,这些要素基本上都是应该具备的,否则,报告就可能出现信息不全。
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例3:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的前半部分内容如下:
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20××年1月19日(何时),207国道东安县大江口乡荣家村路段处(何地),一辆牌照为粤BC4985号中型普通客车(何人/物)翻入路边水塘(何事),造成一起死亡6人、重伤2人、轻伤6人的特大道路交通事故(何果)。
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一、事故简要经过(对概况中的要素进行具体陈述)
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1月19日6时40分(何时,具体的时间),司机张××(何人,具体的人物)驾驶粤BC4985号中型普通客车(非营运),从深圳返回新宁,当车辆行至国道207线2739km+618m(东安县大江口乡荣家村路段)时(何地,具体的地点),撞上路边的树后冲出公路,翻入路边水塘(何事,具体的事情),车上人员张×、刘×、李×、陈×、宋×、熊×6人当场死亡,袁×、李××2人受重伤,已送往××医院全力抢救,目前仍然没有脱离生命危险,赵×、孙×、李×、周×、吴××、范××等6人受轻伤,车辆严重受损(何果,具体的结果)。
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二、现场处置情况(从另一个方面反映目前的状况)
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7时15分县交警大队接报后,大队长蒋××带领大队民警赶到现场,××县委、县政府高度重视,立即启动重特大道路交通事故应急预案,县公安局、安监、卫生等部门负责人迅速赶到现场,研究安排事故处理工作,全力抢救伤员。××市副市长朱××、省交警总队交管处林××处长、市交警支队周××队长相继赶到现场,指挥救援及现场勘查工作。现场成立了事故处理工作组,县委书记唐××负总责,下设伤员救治、群众思想工作、现场调查取证及善后处理三个工作小组,分工负责。由于组织有序,指挥得力,死伤者家属情绪基本稳定。
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从前半部分结构看,首先是概况,概略地报告事故的大致情况,便于领导或上级机关及时掌握最终结果,这不仅是书面报告,也是口头报告必不可少的、开门见山必须陈述的内容。在概况里,把“何时、何地、何人、何事、何果”等微观要素简要地介绍一下,点到即可。随后,汇报事故的主要经过以及目前的状况。这是对概况中的微观要素进行具体的介绍,介绍的程度以清楚为宜,没有必要做过深过细的陈述。总的来看,前半部分是对宏观结构“情况”这一部分从微观上的陈述。
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再来分析该文的后半部分:
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例4:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的后半部分内容如下:
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三、事故原因分析(分析何因要素)
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经现场初步勘查,与部分乘客交谈了解的情况看,此次事故的主要原因是:
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总之,情况报告从宏观上看,包含情、因、策三个大的部分;从微观上看,基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢?这也不一定。比如,有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求,有的要求在事发后1小时内上报,有的甚至要求边发现、边处置、边上报,在这么短的时间内要查明原因、制订措施,有时是难以做到的。例如,天津滨海新区爆炸事故过去了几天,仍未找到爆炸的真正原因。因此,有的情况报告,粗略地介绍原因和措施,甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的,应视具体情况灵活运用。正所谓:运用之妙,存乎一心。
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(作者:桂林空军空降兵学院 王仕英 来源: 应用写作杂志社
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赢在2016 发表于 2017-2-16 15:51:35 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
总之,情况报告从宏观上看,包含情、因、策三个大的部分;从微观上看,基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢?这也不一定。比如,有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求,有的要求在事发后1小时内上报,有的甚至要求边发现、边处置、边上报,在这么短的时间内要查明原因、制订措施,有时是难以做到的。例如,天津滨海新区爆炸事故过去了几天,仍未找到爆炸的真正原因。因此,有的情况报告,粗略地介绍原因和措施,甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的,应视具体情况灵活运用。正所谓:运用之妙,存乎一心。; X% Q2 A, e' h* K% g r+ L ; G' P& t6 |; t( I) ]( y
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