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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 3 Q9 j+ f3 ]6 X+ t4 H; k
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一、会议记录3要素 ) @1 b5 C2 k- @* ?2 ?0 F, B
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1、准备工作细致到位（前期） " ]+ `9 Q+ ^1 V* T+ L8 ]" M9 Z
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 8 L1 n: ?# h& U4 F
0 h' q$ L$ u+ F* Q# B4 t决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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: b( J9 b- Z. J0 S. X 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 , g' A0 \7 f+ j" G- h
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2、记录完整真实 4 Q& U) j; |3 A8 ?; s3 @- W
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 % X: J# |$ _7 o' Q+ K
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* C2 s2 m/ o: c! r6 ~真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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- k: [/ m3 r0 I {# R+ Q 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 2 C7 [# E" ~ q8 H0 n+ e/ [
% Z6 b s, O+ i" _, v& }, e 一是对记录内容查漏补缺；
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' b: e; N4 v; f5 t$ _* B二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； & k% E1 I5 x, p% r
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- m( ]. e3 i, T) \三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 & H8 S5 h& _: d4 P c
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+ _. ?: U( X! T w二、电子邮件4提示 ' | {& S |& ^; |
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1、信箱名称
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5 R+ ] r2 N& J; c# m- y* C首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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8 M" B4 `7 S8 X( `2、邮件标题
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/ `) u$ G5 ~5 L. H2 {1 d 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 _9 N8 X* i' Y$ e
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/ A- e; U, G4 r u2 W* p. j 3、邮件正文 & T+ W$ s8 s# z. j, X
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; Z; J) H/ c. |1 ^5 n& P邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ; \$ i/ p( N2 O8 I" y1 \5 @: {
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 5 i4 m2 k% e- o% E
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4、邮件附件 . v8 X/ R* i' h# g0 R! n2 w
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名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 3 u/ e4 d7 \4 O: c& y
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 % K& T. n+ E5 i' z0 \- j) V
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三、负分公文5宗罪 " L L; l+ _6 V/ O0 H% P$ s/ x
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+ L' h7 r* o9 Y2 s为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 / L9 \$ K- x8 }" e
n: N7 O1 ]) j4 v6 U6 ?1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 3 s7 P: O/ n: a7 Q: E F
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! @; t7 K8 Q5 v4 w h5 Y* y0 {公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 . l+ R0 K1 w, P2 ?4 r( Q
% z$ Y/ @* d5 E. R （1）文种选择的重要性
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' W9 P$ m8 O6 y0 m在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 : U- S- [* B9 T) n- ?. f* _' D
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! l; C" _$ _7 g; w& s; i公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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% A9 r: d0 p4 s7 c; _, @（2）常见错误例子 9 j, i+ w& x2 h3 V
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a.错乱
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 ! ]# u* T3 y4 `7 l" G" d& P9 N
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7 r! J9 f' L6 Y; {+ ]7 k9 Mb.缺失 / Z- a% H# r4 k& ]) q$ ~/ H* d5 r
4 H v4 w, Q$ } o9 v7 L 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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, W0 f2 m8 {" a1 Zc.非法
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% w( h! M5 C# m. G超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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3 J" A0 d( \1 ]) O r( V( Z ) c1 L; t, r$ c6 v/ Z7 t" E" i2 S
d.重叠 ( D8 T$ K" x+ Z# g# z
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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2.重要信息重复或者失误
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$ ^7 p- |- a4 {1 v$ n “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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! {$ n& M( j. P* I) d3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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' m6 \8 ^- _' U9 a" w1 r4.内容冗长，关键信息严重滞后 % }3 \1 h- V( k' m- C
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ( q& n" O* P+ H4 A: l* N
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5.修饰性词语贫乏单调
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. |" _- U0 }8 y; a2 s2 k, P 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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+ N5 f0 S+ ` S四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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