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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 % f- q4 J$ A8 C3 V1 k
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/ f, f$ E3 F9 B0 T一、会议记录3要素 / i# Z; k! g/ z% k' w
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1、准备工作细致到位（前期）
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 & x( z/ A" m5 }" u
- [ u) b& W; |决议等做到心中有数。 E" D7 {: q2 z/ p* w. X1 k
w9 T7 y; I: q. n 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 ! m# _0 t+ P; x) L
_3 }) b# y# s. S 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 1 u+ D* Q6 Q$ g6 x# I
+ a) T6 v" q+ @. G, W8 v2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 # f k# u! h, o
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9 H' m4 I" ~& o6 @/ p- E真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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% I4 i$ e& e8 U2 Z& b会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 - Z7 z0 ]3 A/ j
- k+ S' Y& Q) a% { 一是对记录内容查漏补缺；
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: y% }# h9 v) L6 u( c* f& p5 m7 |二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 5 ]5 A! U* Z# _
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 ( o7 o- n# e0 f# K8 B
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二、电子邮件4提示
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1、信箱名称 ! P6 e" B6 x" N8 t& u2 A3 H' N" M3 n
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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5 ~3 c% ]$ J+ M+ x* }* D2、邮件标题 : |( _2 t! `5 I- G
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 2 a% Y* d) W$ j7 w% t6 u
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8 l) O0 E- ?7 g# t4 g邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 " F) I! T1 R$ o* U
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2 N4 a" i) L4 f% {( k" E4 K4、邮件附件
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, C2 T9 A2 H; L! @' C/ [名称清晰规范，注意反复核查。 $ w/ ^' D( n9 b0 c1 Z3 y
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 % M3 A# g: t3 O# A
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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0 A/ h! G% F, d) T3 o' j为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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/ I( X5 a% ]7 ~4 p* h" i7 \1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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4 [! M: {# b. u' _8 E& H公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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& ]* C" Y7 \, L5 a （1）文种选择的重要性 9 J# T6 e; G) @% p% H
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8 w0 R' [+ u" f# C$ h: L在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 * G5 \3 _# ?2 q$ n/ l9 @7 ~
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6 F s- ` L! U- N公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子
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" j; `3 c1 `2 Z+ Ga.错乱
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! {2 c) O$ Q- q( B! {如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 2 |, {- d1 h- Z
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b.缺失
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+ L1 _ [$ c: Z, w- O: l, j) k. h% J 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 7 h( V: I* K* ]5 S- t
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c.非法 . Y- M6 ^& L" n) ~
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠 1 `, m8 @- [) P( a; V, q5 v
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, E0 j1 G9 o; N. x n! a! u& l- Q故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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2.重要信息重复或者失误 4 n3 g8 L0 A( Q1 C: U5 T e
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9 ^8 X2 @8 ] C “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 8 J ], x r1 @9 h; B$ b
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3.核心词汇使用混乱
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7 [4 @% h0 d0 A: g8 E7 f蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语 $ j0 ?5 v( j! [ f/ x; v b! `* K
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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